Die BiPRO-Norm 430, die die Abholung von Dokumenten und deren Geschäftsvorfälle definiert, ist die am weitesten eingesetzte Norm und auch sicherlich die mit der größten Bedeutung für die Maklerschaft. Nur, die Dokumentenzuordnung zum Bestand bleibt schwierig.
Während die Übertragung der Dokumente erstaunlich gut funktioniert und immer mehr Gesellschaften beginnen diese um sinnvolle Details, wie Spartendaten, zu ergänzen, verkompliziert eine Sache ganz besonders den praktischen Nutzen: Unterschiedliche Schreibweisen für ein und dieselbe Policenummer.
Einige Gesellschaften kennen, auch historisch gewachsen, mehr als 90 verschiedene Strukturen für ihre Policenummern. Diese rühren Teils aus Zusammenschlüssen her, aber auch weil im Laufe der Jahre immer wieder neue organisatorische oder technische Anforderungen in die Schreibweise eingeflossen sind. Hier ein konkretes Beispiel anhand eines Gewerbeversicherers:
Schreibweisen einer Policenummer:
A0123*45678901234*5678 |
0A1 23456789012 |
01 :234567890 |
012 34 5678 |
AB-012 34 567890123 |
01 23456.789 |
012 34 5:67890123 |
012 34 567890 |
012 34 56789012AB3 |
012/3A/45678901 |
012/3456789/0123 |
01234567-8 |
So lange je Policenummer immer nur ein Strukturtyp verwendet wird, stellt das auch gar kein Problem dar. Ein Problem gibt es für den Makler nur, wenn z. B. die Policenummer der Unfallversicherung von Herrn Meier, in zwei Varianten existiert. Zum Beispiel auf einer Beitragsrechnung anders als auf einer Änderungspolice oder die Nummern je nach Übermittlungsweg (Post vs BiPRO) anders aussehen.
Leider ist das ein recht häufiger Fall. Viele Versicherer senden die gleiche Policenummer mit Vor-Nullen, Bindestrichen oder Abteilungskürzeln an den unterschiedlichsten Stellen. Dies stört natürlich die automatisierte Zuordnung, denn die MVP Systeme müssen sich (noch) an der Policenummer festhalten.
Als technische Lösungen setzen die Softwareanbieter dem u. A. entgegen:
- Mapping (Zuweisungstabellen) im MVP
- Filter- und Transformationsregeln beim Intermediären (BiPRO-Box, Zeitsprung etc.)
- Heuristische Verfahren für die Zuordnung im MVP
Das ist natürlich mit Kosten und hohen Konfigurationsaufwand verbunden. Gleichzeitig stellt sich die Frage, wie sauber der Makler seine eigene Bestandsverwaltung führt. Die per BiPRO übertragene Policenummer lässt sich zwar für die Zuordnung im MVP technisch abwandeln, aber worauf? Es muss je Gesellschaft ein festes Schema im Bestand vorherrschen. Das Problem ist, die Gesellschaft hat schon Jahre lang verschiedenste Policenummern - Varianten gesendet und es mag beliebig sein, für welche sich der Makler entschieden hat. Ferner können, je nach Maklerverwaltungsprogramm, Verträge auch mehrmals im System existieren, z. Bsp. aufgrund von Dynamisierung, hier müssen dann Heuristiken unterstützen.
Die BiPRO-Norm bietet, zumindest für neue Verträge, hier einen Ausweg an. Es ist technisch möglich, bei der Antragsgenerierung (z. B. im Vergleichsrechner) eine Nummer an die Gesellschaft zusenden, die dann u.a. für die Zuweisung der Erstpolice genutzt wird, aber auch darüber hinaus als Identifikationsmerkmal dienen kann. Vergleichsrechner können die Nummer mit dem Antrag an das MVP zurückgeben. Einige Versicherer nutzen dies bereits.
Neben dem haben/versuchen mehrere Versicherer das Chaos der Schreibweisen zu vereinheitlichen. Dies fällt umso schwerer, je mehr Legacy Systeme die Gesellschaft im Einsatz hat. Das ist der Fachausdruck für Alt-Systeme, wie etwa dem damals populären IBM AS/400, die teils noch wie Microsoft DOS Eingabe basiert arbeiten. Solche und ähnliche Systeme benötigen ein eigenes Betriebssystem und teils eigene Hardware und es wird immer schwieriger das Personal zu finden, das damit noch umgehen kann. Außerdem müssen die dort enthaltenen Daten erst für moderne Softwareanwendungen übersetzt werden.
In der Vergangenheit wurden diese Systeme um viele Schnittstellen und Schichten ergänzt, um neuere Drittsysteme bedienen zu können. Daraus ergeben sich komplexe technische Strukturen, die immer auch die Anforderungen von alten Systemen berücksichtigen müssen bzw. ganz eigene Anforderungen mit sich bringen. So kommt es, dass die gleiche Policenummer mit Punkten in Druckstücken getrennt wird und im BiPRO-Transfer hingegen mit z.B. Bindestrichen geliefert wird. Das ist natürlich nur einer von vielen Gründen.
In Bezug auf den BiPRO-Datentransfer stellt sich häufig auch die Frage, wo dieser denn beim Versicherer die Daten abgreift. Viele Versicherer haben diesen an ihre Druckschiene angebunden. Vereinfacht ausgedrückt, die Schnittstelle, die auch den Postdruck bedient, reicht die Dokumente an den BiPRO-Server weiter. Das kann ein Problem sein, denn diese Schnittstellen sind häufig nicht dafür konzeptioniert worden auf erweiterte Vertragsdaten, wie Beiträge oder Spartendetails, zuzugreifen. Ergo, fällt es schwer diese z. B. per BiPRO 430.4 mitzuliefern.
Um einen möglichst hohen Grad an Automation zu erreichen, sollte das Maklerunternehmen also Zeit investieren die technischen Möglichkeiten ihres jeweiligen Anbieters auszureizen. Ferner kann es auch helfen die selbstgeführten Vertragsinformationen zu erweitern, etwa um die Abrechnungsnummer (Courtagenummer) des Vertrages. Einige Systeme, wie das MVP von CODie, können diese Nummer nutzen, um die Zuordnung der BiPRO-Dokumente vorzunehmen. Die Abrechnungsnummer der Police ist tatsächlich bei allen Gesellschaften eindeutig.
Strukturierte Datenerfassung zahlt sich also für den Makler aus, auch wenn es eines Tages bequemere technische Lösungen geben mag. Ansonsten gilt weiterhin das populäre Sprichwort der IT: “Shit in = Shit out”.
Matti Bargfried
Leiter Marketing
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CODie software products e.K. entwickelt seit 1990 Bestandsverwaltungs- und Provisionsabrechnungssoftware für Versicherungsmakler, Finanzvertriebe und Maklerpools. Im Fokus steht bei der permanenten Weiterentwicklung die Verschlankung und Optimierung von Unternehmensprozessen im Versicherungsvertrieb. Garant für die Zukunftssicherheit ist unter anderem die Entwicklung mit den modernsten Entwicklungswerkzeugen.