Die Menschen machen das Unternehmen, aber die Unternehmenskultur beeinflusst als Rückkopplungsschleife auch die Art und Weise, wie Mitarbeiter und Führungskräfte die Welt sehen und ihre Bedürfnisse einordnen.

Softwaresysteme und Unternehmensprozesse ermöglichen die Umsetzung der so entstandenen Unternehmensanforderungen, können dies aber nur, wenn die Menschen damit umgehen können und sich ihre eigene Weltsicht und ihre Fähigkeiten darin widerspiegeln.

Ein Beispiel? Manche Makler nutzen ausschließlich die Vergleichsrechner auf den jeweiligen Gesellschaftsseiten, weil sie dort jedes Detail für den Vergleich eingeben und den letzten Euro für ihre Kunden herausholen können.

Andere Makler kalkulieren eher über Pools oder allgemeine Vergleichsrechner. Weniger genau, aber mit weniger Medienbrüchen und besseren Gesamtprozessen einhergehend.

Überblick über die Archetypen

Maklerfirmen-Archetypen:

• Kaufmann
• Unfokussiert
• Vertriebsfokussiert

Technik-Level

• IT-Getrieben
• Reiner Nutzer
• IT-Fern

Die Archetypen können beliebig mit den Technik-Leveln kombiniert werden. Im Folgenden wird jeder Archetyp kurz beschrieben und für besonders häufige Archetyp-Technik-Kombinationen eine Handlungsempfehlung gegeben.

Archetypen im Detail

Kaufmann-Archetyp

Zu diesem Typ gehören häufig große Maklerunternehmen, aber auch erfolgreiche „traditionelle“ Maklerbüros. Kennzeichnend für diesen Typ sind: starke Fokussierung auf Geschäftsprozesse, viel Umsatz aus Bestandsgeschäft, langfristiges Denken, Wunsch nach Maximierung des Kundennutzens und das Backoffice wird als Enabler gesehen.

Unfokussiert-Archetyp

Nur wenige Unternehmen sind sehr stark auf eines der Extreme ausgerichtet. Leider ist dies oft auf eine schlechte Unternehmensführung zurückzuführen oder auf die Schwierigkeit, neben dem Tagesgeschäft über Unternehmensstrukturen und -prozesse nachzudenken. Klassischerweise handelt es sich dabei um Makler mit Bauchladen und ohne Fokus auf eine bestimmte Kundengruppe. Erfolg ist möglich, ist dann aber meist auf das Verkaufstalent des/der Vertriebsmitarbeiter(s) zurückzuführen und weniger auf ein „Konzept“ oder eine Unternehmenskultur.

Vertriebsfokussiert

Gerade junge Unternehmen, die Bestände aufbauen müssen, und Shareholder-Value-getriebene Unternehmen gehören zu dieser Gruppe. Charakteristisch für diesen Archetyp sind: Fokus auf Umsatz aus Neugeschäft, Unternehmensprozesse sind vom Vertrieb her gedacht, Backoffice wird als Kostenposition wahrgenommen, Wachstum ist primäres Ziel und Kundennutzen wird über Stornoquote betrachtet.

Mit IT & Software den Erfolg ausbauen

Kaufmann-Archetyp:

Unternehmen des Archetyps Kaufmann benötigen eine funktionsorientierte Software, die dem starken Backoffice einen großen Werkzeugkasten bietet. Da in der jeweiligen Bestandsverwaltung viele Fälle abgebildet werden und es oft um Details geht. Der Fokus dieser Unternehmen liegt auch auf einer engen Kundenbindung, möglichst viel über den Kunden zu wissen, proaktiv zu agieren und hohe Anforderungen an eine schnelle Bearbeitung von Vorfällen gehören zum guten Ton.

Da hier viel Geschäft über Weiterempfehlungen generiert wird und diese zustande kommen, weil sich der Kunde gut betreut fühlt, werden dem Backoffice häufig mehr Ressourcen zugestanden als in anderen Archetypen. Dies hat aber gleichzeitig zur Folge, dass die Betreuungs- und Akquisitionskosten pro Kunde relativ hoch sind. Betrachtet man den Lifetime-Value des Kunden, so bleibt aufgrund der höheren Verwaltungskosten weniger davon übrig.

Solche Unternehmen sind daher gezwungen, ihre internen Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren, damit der Gesamtgewinn pro Kunde wettbewerbsfähig bleibt. Dies ist noch wichtiger als das Neugeschäft, da hier jeder Kunde hohe Stückkosten hat und nur durch Prozessoptimierung diese über die gesamte Bank gesenkt werden können.

Kaufmann-Archetyp Problemstellungen:

• Softwaresysteme sind oft komplex und erfordern einen hohen Lernaufwand.
• Das Unternehmen ist auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit fundiertem Fachwissen angewiesen, die schwer zu finden und teuer in der Ausbildung sind.
• Die Erstellung und Pflege von Geschäftsprozessen erfordert viel Arbeitszeit.

Kaufmann-Archetyp Empfehlung:

• Unternehmen, die IT-getrieben oder zumindest nicht IT-Fern sind, können mit umfassenden MVP-Systemen wie CODie.com ihre Prozesse optimieren und die Datenqualität verbessern.
• IT-Ferne Unternehmen müssen hier viel Handarbeit investieren und werden langfristig Probleme haben, profitabel zu bleiben. Insbesondere durch den Zwang zur Digitalisierung ihrer Prozesse benötigen diese Unternehmen externe Hilfe oder Beratung, z.B. durch Maklerkonzepte.com.

Unfokussierter-Archetyp:

Das Geschäft mag brummen oder nicht, grundsätzlich gibt es hier wenig Struktur und wenig klare Linie. Es ist schwierig, hier Empfehlungen auszusprechen, da das Unternehmen selbst nicht weiß, was es will... Es wird einfach hart gearbeitet und irgendwie kommen dabei Kunden heraus.

Die meisten Mitarbeiter haben keinen großen Fokus und die Abläufe im Unternehmen basieren eher auf der Erfahrung des Mitarbeiters, wenn der geht, ändern sich auch die Abläufe, zum Guten oder zum Schlechten. Daher ist eine generalistische Maklerverwaltungssoftware ohne wirkliche Komplexität oder Tiefe am besten geeignet.

Zu diesen Systemen gehört auch die Poolsoftware. Diese deckt eine rudimentäre Verwaltung, sehr selten Automatisierung ab - punktet aber vor allem in der extern gesteuerten Bestandspflege (BiPRO-Dokumente, Vertragsdatenpflege etc.).

Viele Unternehmen landen hier aus Gründen der Überlastung und wenn der Geschäftsführer eher ein erfolgreicher Verkäufer als ein erfolgreicher Manager ist. Daher ist jede Software zu empfehlen, die die Bestandspflege mit möglichst wenig manuellem Aufwand übernehmen kann. Entlastung ist hier das Motto.

Letztlich sollte sich das Unternehmen aber aus der Bredouille befreien, da hier die Gewinne aus dem Lifetime Value des Kunden am geringsten sind.

Unfokussierter-Archetyp Problemstellung:

• Häufig überlastet.
• Unklare Kundenstruktur, daher sind auch Kundenanforderungen durch die Bank weg verschieden.
• Unklare interne Abläufe, weil kein klares Endziel existiert, daher wird externe Hilfe in Form von Beratung benötigt.

Unfokussierter-Archetyp Empfehlung:

• Unternehmen mit höherer IT-Affinität setzen am besten auf kleine Maklerverwaltungssysteme, diese automatisieren zwar nur teilweise die Bestandspflege, punkten aber besser in den Verwaltungsthemen und bieten viel mehr Spielraum für die zukünftige Unternehmensentwicklung.
• Unternehmen mit geringer IT-Affinität (IT-Fern) sollten unbedingt ein fremdgepflegtes Verwaltungssystem nutzen (z.B. Pool- oder MVP-Anbieter mit Bestandsführungsoption).

Vertriebsfokussierter-Archetyp:

Dieser Archetyp lebt vom themenfokussierten Einsatz der jeweils besten Kundenanalyse- und Beratungssoftware. Die Unternehmen investieren viel Geld und Mühe in gute Konzepte und locken junge Vertriebsmitarbeiter oft auch mit dem Aspekt „Software as Lifestyle“.

Wo vorne viel gehobelt wird, fallen hinten Späne. Und das ist hier das Backoffice. Die neukundengetriebene Denkweise führt zu höheren Stornoquoten, da sich die Verkäufer in der Verantwortung sehen, nicht viel Zeit in die Beratung, sondern in möglichst viele Abschlüsse zu investieren.

Das bedeutet nicht, dass die angebotenen Produkte oder Konzepte zwangsläufig schlechter sind, aber die Zeit, die der Verkäufer bereit ist, sich mit einem bestimmten Problem zu beschäftigen, ist begrenzter und das hat letztlich Konsequenzen.

Im Backoffice kommt es zu starken Engpässen, sobald das Unternehmen den Erfolg seiner Arbeit spürt, da freie Ressourcen eher in den Verkauf fließen. Gerade am Anfang machen aber die Kunden die meiste Arbeit, und davon gibt es bei diesem Archetyp viele.

Die höhere Stornoquote und die generelle Abneigung eines guten Verkäufers, sich mit Nacharbeiten und Schäden zu beschäftigen, sorgen für zusätzliche Belastung. Darüber hinaus neigen verkaufsorientierte Organisationen dazu, das Backoffice zu nutzen, um den Beratern "den Rücken freizuhalten“.

So wird das Backoffice zum Flaschenhals und gleichzeitig vom Management mit seinen Problemen „allein gelassen“.

Vertriebsfokussierter-Archetyp Problemstellung:

• Verkümmertes Backoffice unter Last.
• Geringe Datenqualität und wenige Daten.
• „Verwaltung ist Aufwand“-Einstellung verhindert Wachstum nach anfänglichem Geschäftserfolg.
• Meist wenige, aber „feuergetaufte“ Backoffice-Kräfte.

Vertriebsfokussierter-Archetyp Empfehlung:

• Die Verwaltungslösung muss unbedingt im Tandem mit der Vertriebslösung arbeiten, sonst droht doppelte Datenpflege.
• Die Vertriebsprozesse müssen strukturiert werden (Einreichestrecke) und in strukturierte Bestandsprozesse münden - Bsp. kein Angebot ohne Kundenanlage im System.
• Für Vertriebe mit hoher IT-Affinität sollte die Software sowohl Vertriebs- als auch Backoffice-Prozesse ganzheitlich unterstützen können und beide Teams zufriedenstellen - was auf einen Kompromiss hinausläuft. Dies bieten z.B. CODie.com und andere große MVP-Hersteller.
• Vertriebsfokussierte Unternehmen mit wenig IT-Affinität sollten sich einer größeren Organisation anschließen und über diese Einreichen.

Pressekontakt:

Herr Matti Bargfried
E-Mail: demo@codie.com

CODie software products e.K.
Zeppelinstr. 47A
14471 Potsdam
https://codie.com


Über den Autor:

Matti Bargfried ist seit fünf Jahren Vertriebsleiter bei CODie software products e.K. – einer Firma die seit 1991 sowohl für Maklerfirmen und auch für Finanzvertriebe ein Bestandsverwaltungsystem anbietet. Er ist überzeugt, dass beide Welten viel voneinander lernen können.